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L’archivage est une technique de préservation des documents produits dans le cadre des activités d’une entreprise. Entre sa version papier et celle numérique, laquelle choisir ?

L’archivage papier

C’est la méthode classique d’archivage de documents. Elle permet de procéder à une classification des différents documents afin de mieux les identifier en cas de besoin. Si cette méthode exige une certaine minutie et une bonne organisation, elle nécessite aussi l’affectation d’espaces suffisants et aux températures optimales pour accroitre la durée de vie des papiers. Cependant, c’est un procédé manuel qui peut s’avérer périlleux pour les entreprises produisant un flux conséquent de documents.

L’archivage numérique

Avec la digitalisation des procédures dans les entreprises, les documents sont de plus en plus conservés sous leur forme numérique. L’archivage numérique est devenu la forme contemporaine d’archivages qui a le mérite d’offrir un gain de temps considérable dans l’exécution de cette tâche. Toutefois, sa mise en place et son suivi doivent être assurés par des spécialistes. Pour cette méthode, les entreprises doivent également investir dans l’achat de matériel de qualité pour une conservation durable. Sans quoi, elles ne seront pas à l’abri d’éventuelles pertes de données, qui constitue d’ailleurs le plus grand risque de l’archivage numérique.

Au vu des avantages, mais aussi des limites que présente chaque type d’archivage, il serait difficile d’opérer un choix franc entre l’archivage papier et celui numérique. Chaque entreprise en fonction de ses réalités pourra choisir la méthode qui lui convient le mieux. Toutefois, l’association des deux techniques d’archivage est certainement plus avantageuse, car elles sont complémentaires.

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